Es gibt kaum etwas Frustrierenderes als eine schlechte Kommunikation mit dem eigenen Hausverwalter. Rechnungen kommen nicht an, Instandhaltungsarbeiten werden verschoben oder die Abrechnung ist ein Rätsel. Viele Wohnungseigentümer fühlen sich dann ohnmächtig. Sie denken, sie seien an den aktuellen Verwalter gebunden, weil der Vertrag noch läuft oder weil der Wechsel zu kompliziert wäre. Das ist jedoch ein weit verbreiteter Irrglaube. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Dezember 2020 haben Eigentümergemeinschaften deutlich mehr Macht. Der Weg zum neuen Verwalter ist einfacher, schneller und erfordert keinen „wichtigen Grund“ mehr.
In diesem Artikel erfahren Sie genau, wie Sie Ihren Verwalter abberufen, welche Mehrheiten Sie brauchen und worauf Sie bei der Wahl des Nachfolgers achten müssen. Wir gehen dabei auf die praktischen Schritte ein, damit Sie den Wechsel reibungslos gestalten können.
Kurz zusammengefasst: Die wichtigsten Punkte
- Abberufung jederzeit möglich: Sie benötigen keinen wichtigen Grund, um den Verwalter abzuberufen. Der Vertrag endet spätestens nach sechs Monaten automatisch.
- Einfache Mehrheit reicht: Für die Abberufung und die Wahl eines neuen Verwalters genügt auf der Versammlung eine einfache Mehrheit (mehr Ja- als Nein-Stimmen).
- Drei Angebote sind Pflicht: Bevor Sie einen neuen Verwalter wählen, müssen mindestens drei Angebote eingeholt und den Eigentümern vorab zugesandt werden.
- Trennung von Amt und Vertrag: Die Abberufung vom Amt und die Kündigung des Vertrags sind zwei separate Beschlüsse, die beide gefasst werden müssen.
- Übergabe ist kritisch: Der alte Verwalter muss alle Unterlagen übergeben. Weigert er sich, drohen rechtliche Schritte.
Warum die WEG-Reform von 2020 ein Gamechanger ist
Vor der Gesetzesänderung war es für Eigentümergemeinschaften oft ein Kampf, einen unliebsamen Verwalter loszuwerden. Man brauchte einen wichtigen Grund, wie etwa grobe Pflichtverletzungen. Das führte zu langen Rechtsstreitigkeiten. Heute sieht das Gesetz anders aus. Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter jederzeit abberufen. Es spielt keine Rolle, ob der Vertrag noch fünf Jahre läuft oder ob der Verwalter seiner Meinung nach gut arbeitet. Vertrauen ist die Basis dieser Beziehung - und wenn es weg ist, kann man es ersetzen.
Ein entscheidender Punkt ist die sogenannte Automatische Beendigung. Wenn die Gemeinschaft den Verwalter abberuft, endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate später. Diese Frist gilt auch dann, wenn im Vertrag kürzere Kündigungsfristen stehen. Das schützt die Eigentümer davor, monatelang ohne funktionierende Verwaltung dazustehen, während gleichzeitig genug Zeit bleibt, einen Nachfolger zu finden und die Übergabe zu regeln.
Schritt-für-Schritt: So organisieren Sie den Verwalterwechsel
Ein Verwalterwechsel ist kein einzelner Akt, sondern ein Prozess aus mehreren Entscheidungen. Verwechseln Sie nicht die Abberufung vom Amt mit der Kündigung des Vertrags. Das sind zwei verschiedene juristische Handlungen, die aber meist zur selben Zeit auf der Tagesordnung stehen.
- Beschluss zur Abberufung: Die Eigentümer entscheiden, dass der aktuelle Verwalter sein Amt niederlegt. Dafür reicht eine einfache Mehrheit auf der Versammlung.
- Beschluss zur Vertragskündigung: Parallel dazu wird der bestehende Dienstvertrag gekündigt. Auch hier gilt die einfache Mehrheit.
- Einholtung von Angeboten: Bevor ein neuer Verwalter gewählt wird, müssen mindestens drei Angebote verschiedener Hausverwaltungen eingehen. Diese müssen den Eigentümern zusammen mit der Einladung zur Versammlung zugestellt werden.
- Wahl des neuen Verwalters: Auf derselben Versammlung (oder einer späteren) wird der neue Kandidat bestellt. Auch dafür genügt die einfache Mehrheit.
- Abschluss des neuen Vertrags: Mit dem gewählten Verwalter wird ein neuer Vertrag geschlossen. Dies ist wieder ein separater Beschluss.
Warum diese Trennung? Weil das Amt des Verwalters (die Vertretungsmacht gegenüber Dritten) und der vertragliche Anspruch auf Vergütung unterschiedliche Rechtsgrundlagen haben. Durch die klare Trennung vermeiden Sie Lücken in der Vertretungsbefugnis.
Die richtige Mehrheit: Kopfstimmrecht vs. Wertprinzip
Wie viele Stimmen braucht man eigentlich? Das hängt davon ab, welches Stimmrecht in Ihrer Gemeinschaft gilt. Hier gibt es drei Modelle:
| Stimmrecht | Funktion | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Kopfstimmrecht | Jeder Eigentümer hat genau eine Stimme, egal wie viele Wohnungen er besitzt. | Gerechtigkeit für kleine Eigentümer. | Große Eigentümer fühlen sich übergangen. |
| Objektstimmrecht | Jede Immobilie (Wohnung/Haus) zählt als eine Stimme. | Einfach zu handhaben. | Ignoriert die Größe der Einheiten. |
| Wertprinzip | Stimmenanzahl richtet sich nach den Miteigentumsanteilen (Größe/Wert). | Spiegelt die finanzielle Beteiligung wider. | Kleine Eigentümer haben wenig Einfluss. |
Unabhängig vom Modell gilt für die Abberufung und Bestellung stets die Einfache Mehrheit. Das bedeutet: Es müssen mehr Ja-Stimmen als Nein-Stimmen abgegeben werden. Enthaltungen zählen nicht mit. Wichtig ist auch, dass die Versammlung beschlussfähig ist. Seit der Reform ist jede Versammlung beschlussfähig, egal wie viele Eigentümer teilnehmen. Das macht den Wechsel viel leichter, da man nicht erst mehrere Male laden muss, um eine Quorum-Hürde zu nehmen.
Das Umlaufverfahren: Einfach oder Fallstrick?
Manche Eigentümer versuchen, den Wechsel per Briefpost zu erledigen, ohne eine Versammlung abzuhalten. Das nennt man Umlaufbeschluss. Klingt praktisch, ist es aber nur unter einer Bedingung: Alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer müssen zustimmen. Fehlt nur eine Unterschrift, ist der Beschluss unwirksam.
Bei einem Verwalterwechsel, der oft emotional besetzt ist, ist eine Einstimmigkeit selten. Daher raten wir dringend zur klassischen Eigentümerversammlung, sei es physisch oder virtuell. Virtuelle Versammlungen sind seit der Reform voll anerkannt und ermöglichen es, auch entfernte Eigentümer einzubinden, was die Chance auf eine ausreichende Mehrheit erhöht.
Die Auswahl des neuen Verwalters: Drei Angebote sind Pflicht
Bevor Sie einen neuen Verwalter bestellen, müssen Sie sich umschauen. Das Gesetz schreibt vor, dass mindestens drei Angebote verschiedener Hausverwaltungen eingeholt werden. Diese Angebote müssen den Eigentümern zusammen mit der Einladung zur Versammlung zugesandt werden. Warum? Damit jeder weiß, wofür er stimmt und welche Kosten anfallen.
Wenn Sie diesen Schritt überspringen, ist die Wahl des neuen Verwalters anfechtbar. Das Bundesgerichtshof hat dies in Urteilen klar gemacht (z.B. Az.: V ZR 96/10). Achten Sie darauf, dass die Angebote vergleichbar sind. Prüfen Sie:
- Höchstgebühren und Pauschalgebühren
- Leistungsumfang (inklusive Nebenkostenabrechnung?)
- Referenzen und Erfahrung mit ähnlichen Gebäuden
- Technologie-Einsatz (Online-Portal für Eigentümer?)
Ein guter Verwalter ist nicht nur der billigste, sondern der, der transparent kommuniziert und proaktiv handelt.
Die Übergabe: Wo viele Probleme entstehen
Der schwierigste Teil ist oft nicht die Wahl, sondern die Übergabe. Der alte Verwalter muss alle Unterlagen, Schlüssel, Zugänge zu Online-Portalen und offenen Akten an den neuen Verwalter übergeben. Dazu gehören auch ausstehende Abrechnungen der Vorjahre. Der neue Verwalter ist verpflichtet, diese nachzuholen, um Transparenz zu gewährleisten.
Weigert sich der alte Verwalter, die Unterlagen herauszugeben, kann die Gemeinschaft ihn gerichtlich verklagen. Oft hilft bereits eine formelle Mahnung durch einen Anwalt. Denken Sie daran: Der Verwalter ist der gesetzliche Vertreter der Gemeinschaft. Er darf keine Daten zurückhalten, nur weil er enttäuscht ist. Die Gemeinschaft hat ein Recht auf vollständige Information.
Kann der Verwalter selbst kündigen?
Ja. Der Verwalter kann sein Amt jederzeit niederlegen. Das ist eine einseitige Willenserklärung. Sobald diese Erklärung die Eigentümer erreicht, ist er von seinen Pflichten freigestellt. Allerdings muss er weiterhin helfen, bis ein Nachfolger gefunden ist (sog. Weitergeschäftspflicht). Gleichzeitig kann er den Verwaltervertrag kündigen. Hier gelten die vertraglich vereinbarten Fristen oder, falls nichts geregelt, die gesetzlichen Fristen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), typischerweise drei Monate zum Monatsende (§ 621 BGB).
Wenn der Verwalter geht, steht die Gemeinschaft unter Druck, schnell einen Ersatz zu finden, um Leerlaufkosten und Verzögerungen bei Instandhaltungsmaßnahmen zu vermeiden.
Häufige Fragen zum Verwalterwechsel
Brauche ich einen wichtigen Grund, um den Verwalter abzuberafen?
Nein. Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit ohne Angabe von Gründen abberufen werden. Ein Misstrauensvotum der Eigentümer reicht aus.
Wie lange dauert es, bis der alte Verwaltervertrag endgültig beendet ist?
Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. In dieser Zeit sollte der Wechsel organisiert und die Übergabe erfolgen. Kürzere Fristen im Vertrag sind möglich, aber die sechs Monate sind die gesetzliche Obergrenze.
Was passiert, wenn ich nur zwei Angebote für einen neuen Verwalter habe?
Sie müssen mindestens drei Angebote einholen und diesen den Eigentümern zusenden. Fehlen die Angebote, ist die Wahl des neuen Verwalters rechtlich anfechtbar. Suchen Sie daher rechtzeitig nach weiteren Anbietern.
Kann ich den Verwalterwechsel per Post (Umlaufverfahren) beschließen?
Theoretisch ja, aber nur wenn alle Eigentümer zustimmen. Da dies bei Konflikten selten ist, empfehlen wir eine Eigentümerversammlung, wo eine einfache Mehrheit genügt.
Wer zahlt die Kosten für die neuen Angebote und die Versammlung?
Die Kosten für die Organisation der Versammlung und das Einholen der Angebote trägt die Eigentümergemeinschaft. Diese Kosten werden in der Regel über die Betriebskosten verteilt.
Muss der alte Verwalter die alten Abrechnungen erstellen?
Ja. Der bestellte Verwalter (oft der Neue, wenn er übernimmt) oder der Alte bis zur Übergabe muss sicherstellen, dass alle ausstehenden Abrechnungen erstellt werden. Finanzielle Transparenz ist gesetzlich vorgeschrieben.
Wie lange kann ein Verwalter maximal im Amt bleiben?
Ein Verwalter darf maximal für fünf Jahre gewählt werden. Danach muss neu beraten werden. Dies dient der regelmäßigen Kontrolle und Aktualisierung der Verwaltung.