Aufbewahrungsfristen: Was Sie rechtlich aufbewahren müssen und warum es wichtig ist

Wenn es um Aufbewahrungsfristen, die gesetzlich vorgeschriebene Zeit, in der Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Auch bekannt als Dokumentenarchivierungsfristen, ist es keine Frage der Höflichkeit – es ist eine rechtliche Pflicht. Wer diese Fristen ignoriert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern kann im Ernstfall auch vor Gericht untergehen. Das gilt besonders für Immobilienbesitzer, die Verträge, Gutachten, Rechnungen oder Steuerunterlagen haben. Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sind kein Vorschlag – sie sind Gesetz. Und das Finanzamt prüft genau, ob Sie sie einhalten.

Es geht nicht nur um Papierkram. Immobilienunterlagen, wie Baugenehmigungen, Energieausweise oder Sanierungsbelege können Jahre später entscheidend sein – etwa beim Verkauf, bei einer Erbschaft oder wenn der Mieter Schäden geltend macht. Wer die richtigen Unterlagen nicht aufbewahrt, verliert seine Beweislast. Und wer die falschen Fristen annimmt, etwa weil er mal gehört hat, dass "alles zehn Jahre gilt", läuft Gefahr, wichtige Dokumente zu entsorgen – und dann nicht mehr nachweisen zu können, was wirklich passiert ist. Die rechtssichere Aufbewahrung, die sicherstellt, dass Unterlagen lückenlos, unverändert und auffindbar gespeichert werden ist kein Luxus. Sie ist die Grundlage jeder vernünftigen Immobilienverwaltung.

Und es geht nicht nur um Papier. Digitale Archive, Cloud-Speicher oder digitale Signaturen sind heute Standard – aber nur, wenn sie den GoBD-Kriterien entsprechen. Viele glauben, dass ein Ordner auf dem Laptop reicht. Tatsächlich brauchen Sie strukturierte Systeme, Protokolle, Zugriffskontrollen und manchmal sogar eine gesicherte Archivierungssoftware. Wer das nicht macht, hat zwar scheinbar alles gespeichert – aber keine rechtliche Sicherheit.

In der folgenden Sammlung finden Sie konkrete Anleitungen, wie Sie Ihre Unterlagen richtig archivieren – von der Baugenehmigung bis zum Energiegutachten. Sie erfahren, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, warum die GoBD für Sie als Privatperson trotzdem gilt, und wie Sie digitale Archive richtig einrichten, ohne sich zu verheddern. Keine Theorie. Nur das, was in der Praxis zählt.